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‘무엇을 해 달라는가’를 먼저 찾으세요

업무 메일이 길어졌다면 배경과 요청이 만나는 곳을 나눠보세요. 문장을 짧게 만드는 것보다 대상·행동·조건·기한을 보존하는 것이 먼저입니다.

긴 문장 한 개를 고쳐보기

다음은 직접 만든 가상의 업무 메일입니다.

행사 장소가 바뀌어 안내문을 수정했고 내일 참가자에게 발송할 예정이어서 첨부한 안내문의 장소 표기를 검토하신 뒤 수정할 부분이 있으면 오늘 오후까지 알려 주시면 감사하겠습니다.

이 문장에는 배경 두 가지와 요청이 함께 들어 있습니다. 요청을 풀면 ‘장소 표기를 검토하고, 수정할 부분이 있을 때 오늘 오후까지 알리기’입니다.

행사 장소가 바뀌어 안내문을 수정했습니다. 내일 참가자에게 발송할 예정입니다.
첨부한 안내문의 장소 표기를 검토해 주세요. 장소 표기에 수정할 부분이 있으면 오늘 오후까지 알려 주시면 감사하겠습니다.

짧아져도 빠지면 안 되는 네 가지

  • 대상: 안내문 전체가 아니라 장소 표기
  • 행동: 검토한 뒤 수정할 부분을 알려주기
  • 조건: 수정할 부분이 있으면 회신
  • 기한: 오늘 오후까지

“안내문을 확인해 주세요. 오늘 오후까지 답장해 주세요”로만 줄이면 검토 범위가 넓어지고, 고칠 부분이 없어도 답장을 달라는 부탁처럼 읽힐 수 있습니다. 원문과 같은 요청이 아닙니다.

상대가 할 일을 먼저 알아야 한다면 수정문의 요청 부분을 앞으로 옮겨도 됩니다. 문장 순서를 바꾼 뒤에도 위 네 가지에 대한 답이 같은지 대조하세요. 하나의 요청과 조건이 분명하게 읽힌다면 더 잘게 나눌 필요는 없습니다.